Office Manager (m/w/d)

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Die fortiss GmbH ist ein 2008 gegründetes Landesforschungsinstitut des Freistaats Bayern und treibt die anwendungsorientierte Forschung an innovativen Softwaretechnologien voran. Als Motor der digitalen Transformation gestalten wir gemeinsam mit Wirtschaft und Gesellschaft die Zukunft. Mehr als 110 wissenschaftliche und nichtwissenschaftliche Mitarbeiter/innen arbeiten daran, technologische Innovationen zu entwickeln und in die Praxis zu bringen. Unsere zentralen Services sorgen dabei für optimale Rahmenbedingungen und ermöglichen ein effizientes, zukunftsorientiertes Arbeiten.

Aufgaben

Sie sind ein Organisationstalent und behalten auch in komplexen Abläufen den Überblick? Sie sorgen dafür, dass Prozesse im Büro- und Facility-Management reibungslos ablaufen, strukturieren den Arbeitsalltag und koordinieren Veranstaltungen sowie Dienstreisen effizient? Dann werden Sie Teil unseres engagierten Teams und bringen Sie Ihr Know-how aktiv ein!
1. Office-Management
Mitarbeit im Office- und Facility-Management an zwei Standorten (Guerickestraße und Highlight Towers)
Steuerung und Überwachung externer Dienstleister (z. B. Facility Management, Reinigung, Catering)
Sicherstellung des reibungslosen Betriebs der Büroinfrastruktur, inkl. Beschaffung des Bürobedarfs und Verwaltung des Zugangssystems
2. Administration & Rechnungsmanagement
Erfassung und Bearbeitung eingehender Rechnungen sowie Monitoring des Freigabeprozesses
Unterstützung bei Budgetplanungen und Bedarfsabschätzungen
Erstellung und Optimierung von Prozessdokumentationen, u. a. für Dienstreisen und Beschaffung
Bearbeitung der internen und externen Post sowie Organisation des internen Dokumententransfers
3. Dienstreise- & Veranstaltungsmanagement
Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen im In- und Ausland gemäß internen und externen Vorgaben sowie Prüfung und Freigabe von Dienstreiseanträgen nach externen Richtlinien (BayRKG)
Planung und Koordination von internen und externen Veranstaltungen, Business Events und Meetings inkl. Catering, Raumausstattung und Teilnehmermanagement
Weiterentwicklung des Travelmanagements, einschließlich Buchungssysteme und Reisebüropartner.
Koordination von Maßnahmen im Bereich Arbeitsschutz in Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern
Unterstützung bei der Umsetzung von Sicherheitsmaßnahmen für Mitarbeiter und Besucher

Profil

Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
Erfahrung im Office-, Event- oder Travel-Management (z.B. Reisebüro)
Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
Ausgeprägte Serviceorientierung, Kommunikationsstärke und Organisationstalent
Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Verwaltungssystemen
Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Kenntnisse im Bereich Arbeitssicherheit sind ein Plus, aber keine Voraussetzung.

Wir bieten

Vollzeit- oder Teilzeitarbeit (ab ca. 30 Stunden/Woche), flexibel gestaltbar, mit Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (»Home Office«)
Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L E 8), abhängig von Qualifikation und Erfahrung
Einen modernen Arbeitsplatz in München-Schwabing, der sehr gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar ist
Ein kollegiales Team mit offenen Türen, flachen Hierarchien und Raum für eigene Ideen
Eine lebendige Unternehmenskultur, in der man »per Du« ist
Die Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen und sich fachlich sowie persönlich weiterzuentwickeln - z. B. durch individuelle Fort- und Weiterbildungen
Einen sicheren, unbefristeten und abwechslungsreichen Arbeitsplatz in einer internationalen Umgebung
Betriebliche Altersvorsorge, Zuschuss zum ÖPNV sowie monatlich wechselnde Rabattangebote

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