Sachbearbeiter (m/w/d) Hauptamt / Sitzungsmanagement / Teamassistenz in Vollzeit

• Organisatorische Vor- und Nachbereitung der Sitzungen des Stadtrats und seiner Ausschüsse

• Überwachung und Steuerung des ordnungsgemäßen Sitzungsdienstes

• Fristgerechte Zusammenstellung und Versand der Sitzungsunterlagen

• Ansprechpartner für Fachfragen bezüglich des Sitzungsprogramms Session

• Protokollführung der Stadtratssitzungen (ca. einmal monatlich)

• Assistenz der Referatsleitung

• Entgegennahme und Bearbeitung von telefonischen Anfragen

• Terminplanung und Terminüberwachung

• Beschaffung von Bürobedarf

• Einzelfallübergreifende Tätigkeiten (Projektarbeit)

• Abwesenheitsvertretung der Mitarbeitenden des Bürgermeistervorzimmers

• Abwesenheitsvertretung der Öffentlichkeitsarbeit / Pressestelle

Ein geänderter Aufgabenzuschnitt bleibt vorbehalten.

Zwingende Anforderungskriterien:

• Abgeschlossene Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder abgeschlossener Beschäftigtenlehrgang I (BL I) oder eine Ausbildung als Bürokaufmann / Bürokauffrau bzw. Kaufmann / Kauffrau für Bürokommunikation  bzw. Kaufmann / Kauffrau für Büromanagement mit Wahlqualifikation 7, 9 oder 10 (Assistenz und Sekretariat; Verwaltung und Recht; Öffentliche Finanzwirtschaft)

Wünschenswerte Anforderungskriterien:

• Berufserfahrung in der kommunalen Verwaltung

• einschlägige Erfahrung im Bereich der Organisation und Begleitung von Sitzungen und / oder Gremien

• Rechtskenntnisse im Aufgabenbereich, insbesondere im Kommunalrecht und allgemeinen Verwaltungsrecht

• Kenntnisse im Ratsinformationssystem Session

• Erfahrung in der Protokollführung

• Diskretion und Zuverlässigkeit

• eine selbständige, eigenverantwortliche und termingerechte Arbeitsweise

• sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeiten

• Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie freundliches, sicheres und offenes Auftreten

• schnelle Auffassungsgabe, Flexibilität im Umgang mit wechselnden Aufgabenstellungen und eigenständige Priorisierung bei der Erledigung von Aufgaben

• Bereitschaft zur Arbeitsleistung auch außerhalb der regelmäßigen Arbeitszeit (Teilnahme an den Sitzungen in der Regel einmal monatlich ab 18 Uhr)

• gute EDV-Kenntnisse in Word und Excel

   

• einen unbefristeten Arbeitsvertrag

• Work-Life-Balance durch Gleitzeit und Home-Office-Option

• eine tarifkonforme Vergütung nach dem TVöD entsprechend der persönlichen Voraussetzungen, bisherigen Tätigkeit und Berufserfahrung

• ein sehr abwechslungsreiches, verantwortungsvolles und interessantes Tätigkeitsfeld

• regelmäßige Fortbildungsmöglichkeiten

• Eine betriebliche, rein arbeitgeberfinanzierte, Alterszusatzversorgung und sonstige Leistungen des öffentlichen Dienstes (z.B. Jahressonderzahlung), vermögenswirksamen Leistungen

• Urlaub in Höhe von 30 Tagen pro vollem Kalenderjahr sowie 24. und 31.12. und Faschingsdienstag zusätzlich frei